Irgendwann tönte mal irgendjemand, E-Mail sei tot.

Gott sei Dank haben kluge Köpfe nicht drauf gehört und weiter persönliche Nachrichten verschickt.

Wenn du noch keine E-Mails versendest oder es wieder tun willst, ist jetzt der beste Zeitpunkt.

Denn E-Mail-Marketing für Hotels ist mehr als der gelegentliche Newsletter mit saisonalen Angeboten. Es ist der digitale Schlüssel zu echten Gästebeziehungen, wiederkehrenden Buchungen und nachhaltigem Wachstum – ganz ohne hohe Kosten oder Abhängigkeit von Buchungsplattformen.

In diesem Artikel erfährst du nicht nur, was E-Mail-Marketing kann, sondern wie du es gezielt für dein Hotel nutzt.

Warum E-Mail-Marketing für Hotels unverzichtbar ist

Wenn du denkst, E-Mail sei altmodisch, überleg noch mal. E-Mails landen direkt im digitalen Wohnzimmer deiner Gäste – ohne Algorithmus, ohne Zwischenhändler.

Stell dir vor, eine ehemaliger Gast öffnet morgens sein Postfach, sieht deine E-Mail, lächelt – und klickt auf „Jetzt buchen“.

Das ist kein Zufall. Sondern das Ergebnis einer durchdachten E-Mail-Marketing-Strategie.

Vorteile auf einen Blick:

• Du hast direkten Zugang zu deiner Zielgruppe.
• Mit E-Mails baust du Vertrauen auf und bindest deine Gäste.
• Über E-Mails kannst du Angebote an deine Stammgäste verkaufen.
• Dich erwartet ein hoher Return-On-Invest (ROI).
• E-Mail-Kampagnen sind automatisierbar und skalierbar.
• Deine Marketingmaßnahmen sind vollständig messbar (Öffnungs-, Klick- und Buchungsraten).

Und das Beste: Du bestimmst, wann, was und wie kommuniziert wird – nicht Booking, Trivago oder Instagram.

Die größte Schwäche vieler Hotels?

Sie hören nach dem Check-out auf, zu kommunizieren.

Hier liegt deine Chance.

Gäste wollen mehr als ein Bett – sie wollen Erlebnisse, Beziehungen und Wiedererkennung. Und genau das lieferst du mit intelligentem E-Mail-Marketing.

7 Schritte zu deiner erfolgreichen Hotel-E-Mail-Strategie

Eine gute E-Mail ist wie ein freundliches Gespräch an der Rezeption – persönlich, relevant und zur richtigen Zeit.

Damit deine Mails nicht im Spam-Ordner, sondern im Herzen deiner Gäste landen, brauchst du eine klare Strategie.

Die folgenden sieben Schritte zeigen dir, wie du mit System Vertrauen aufbaust, Buchungen steigerst und deine Gäste langfristig an dein Hotel bindest.

1. Baue eine DSGVO-konforme E-Mail-Liste auf

Sammle aktiv qualifizierte Kontakte:

• über das Buchungsformular
• beim Check-in über Tablets oder QR-Codes
• in der Bestätigungs-Mail mit einem Opt-in-Angebot (z. B. 10 € Gutschein)
• über einen Lead-Magneten (Reiseführer, Checkliste, Secret Spots)

Wichtig ist: Qualität vor Quantität – eine kleinere, aktive Liste bringt dir mehr als Tausende Karteileichen.

2. Segmentiere deine Empfänger und setze auf Personalisierung statt One-size-fits-all

Erstelle Zielgruppen z. B. nach

• Aufenthaltsgrund (Urlaub, Business, Event),
• Besuchszeitpunkt (Saison, Feiertage)
• und Interessen (Wellness, Familie, Aktivurlaub),

verwende den Namen des Gastes und personalisiere Inhalte basierend auf seinem früheren Verhalten (z. B. Reisedaten, Zimmerkategorie oder Vorlieben).

Warum?

Ein Business-Reisender interessiert sich nicht für Kindermenüs. Und jemand, der Wellness bucht, braucht keine Infos zum genialsten Mountainbike-Trail.

Somit fühlt sich jeder Einzelne gesehen statt einfach nur stumpf bespielt.

3. Gestalte mit Emotion und Klarheit

Vermeide 08/15-Designs, denn deine E-Mails sind ein digitales Abbild deiner Marke.

Verwende statt Stockfotos authentische Bilder, die Emotionen wecken – etwa vom stimmungsvollen Frühstücksraum bei Sonnenaufgang oder dem gemütlich eingerichteten Zimmer mit Ausblick.

Halte das Design dennoch so einfach wie möglich.

Weniger ist mehr.

Zu viele Designelemente überfordern nicht nur den Leser, sondern sorgen auch dafür, dass manche E-Mail-Programme deine Nachrichten als Werbung einstufen – was bedeutet, dass sie im falschen Posteingang landen oder gleich ungelesen verschwinden.

Ein minimalistisches Design in einer einzigen Spalte ist nicht nur übersichtlicher, sondern auch auf mobilen Geräten deutlich besser lesbar – genau dort, wo deine Gäste ihre Mails am häufigsten öffnen.

Kombiniere deine Fotos mit klaren Texten und Inhalten, die auf den Punkt kommen und Orientierung geben: Was bekommt der Gast? Was bringt es ihm? Und was soll er als Nächstes tun?

Schreibe dazu in der Tonalität, die zu deinem Haus passt – ob charmant-familiär oder stilvoll-exklusiv.

4. Automatisiere klug statt zu spammen

Setze gezielte Trigger-E-Mails ein. Darunter:

• Welcome-Mail nach Anmeldung (inkl. Gutschein)
• PreStay-Mail: Infos zu Anreise, Spa-Angeboten, Reservierungen
• PostStay-Mail: Dankeschön, Bewertung, Rebooking-Angebot
• Reaktivierungs-Mail: „Du fehlst uns!“ nach 6 Monaten Inaktivität

Nutze Automatisierungen, um deine Gäste persönlich und effizient zu begleiten – nicht, um sie mit austauschbaren Standard-Mails zu überfluten.

5. Spiele mit Emotionen, nicht nur mit Rabatten

Texte, die berühren, sind der Schlüssel.

Deine E-Mails sollten nicht wie trockene Werbebriefe klingen, sondern wie eine persönliche Empfehlung eines Freundes.

Statt über stumpfe Preisaktionen zu verkaufen, sprich Emotionen an:

✉️ „Erinnerst du dich an den Sonnenuntergang auf unserer Terrasse?“
✉️ „Dein Lieblingszimmer ist wieder verfügbar.“
✉️ „Unsere Köchin hat dein Lieblingsgericht neu interpretiert …“

So bleibst du im Herzen und nicht nur im Posteingang.

Lies auch diesen Blogartikel: Direktbuchungen vs. Buchungsplattformen: Wie du dein Hotelmarketing auf die Überholspur bringst und endlich unabhängiger wirst

6. Teste, optimiere, wiederhole

E-Mail-Marketing ist kein „Einmal-und-fertig“-Projekt. Es ist ein fortlaufender Lernprozess – und der beginnt mit dem Testen.

Stell dir vor, du hast zwei Betreffzeilen für deinen Newsletter: Eine klingt sachlich-informativ, die andere emotional und neugierig machend.

Welche wird besser geöffnet?

Die Antwort liefert dir ein A/B-Test.

Mit solchen Split-Tests findest du Schritt für Schritt heraus, was deine Gäste wirklich interessiert: Welche Betreffzeile weckt Neugier? Wann ist der beste Sendezeitpunkt? Welche Bilder animieren zum Klicken? Welcher Call-to-Action führt zu Buchungen?

Behalte dabei immer wichtige Kennzahlen wie Öffnungs-, Klick- und Conversion-Raten im Blick. Denn nur so erkennst du, welche Inhalte funktionieren – und welche du lieber überarbeiten solltest.

Tools wie Brevo, Mailchimp oder ActiveCampaign helfen dir dabei.

Das Ziel: Mit jeder E-Mail ein Stück besser werden.

Denn wenn du regelmäßig testest, optimierst und wiederholst, lernst du dein Publikum mit der Zeit besser kennen und verschickst bald nur noch Mails, die geöffnet, gelesen und geliebt werden.

7. Verknüpfe E-Mail-Marketing mit Social Media und deiner Website

Teile Inhalte crossmedial:

• Newsletter-Anmeldung in der Instagram-Bio
• Reels mit Teasern zum Newsletter
• Blogartikel im Newsletter verlinken
• Bewertungen aus Google im Newsletter und auf der Website hervorheben

So wird deine Kommunikation nahtlos, stimmig und bleibt in Erinnerung – egal, über welchen Kanal deine Gäste dich entdecken.

Fazit: E-Mail-Marketing ist für Hotels ein Buchungs-Booster

E-Mail-Marketing ist kein Nice-to-have. Es ist dein Direktkanal zu mehr Buchungen, mehr Vertrauen und mehr Gästeliebe.

Während andere noch auf Social Media oder OTAs Reichweite suchen, baust du dir eine Community auf, die bucht.

Starte noch heute – mit Herz, Strategie und einem guten Newsletter-System. Und wenn du willst, unterstütze ich dich dabei.

Nimm hier Kontakt zu mir auf, wenn du die Beziehung zu deinen Gästen festigen und kontinuierlich pflegen möchtest, damit sie immer wieder bei dir buchen.